Er du styreleder og lurer på hvordan du skal kalle inn til og gjennomføre generalforsamling, uten at generalforsamlingen skal bli en smittebombe i strid med regelverk og anbefalinger? Vi har noen tips!

Som følge av koronavirusutbruddet har myndighetene iverksatt en rekke tiltak for å hindre smittespredning. Tiltakene har allerede påvirket og vil fortsette å påvirke selskapers virksomhet og økonomiske stilling, og muligheten til å gjennomføre møter. I selskaper med mer enn noen svært få aksjonærer, er det bare unntaksvis at generalforsamlingene har vært avholdt på en annen måte enn ved personlig fremmøte.  I år vil vel alle helst unngå dette, men de færreste har vel tenkt over om det finnes alternative måter å gjøre dette på.  En ting er sikkert, generalforsamling må man ha for å behandle årsregnskapet, så det er ikke noe alternativ å droppe hele greia og vente til bedre tider!

Alternativ 1 – Ordinær generalforsamling

For det første kan man fremdeles gjennomføre ordinær generalforsamling som et fysisk møte. Aksjeloven § 5-11 b fastslår at aksjeeiere har rett til å delta på generalforsamling ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, forutsatt at styret ikke finner at det foreligger saklig grunn for å nekte.  Dette betyr at generalforsamlingen kan bli en kombinasjon av personlig fremmøte og elektronisk deltakelse.

Elektronisk deltakelse forutsetter imidlertid at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte.

Styreleder kan altså sende ut innkalling på vanlig måte og anmode om at flest mulig deltar elektronisk i henhold til nærmere fastsatt gjennomføringsmåte.

Aksjeloven gir imidlertid bare aksjonærene rett til å gjennomføre møtet elektronisk, styret og daglig leder må være fysisk til stede og vil utsette seg for smittefare.  

Alternativ 2 – Forenklet generalforsamlingsbehandling

Det andre alternativet er at møtet i sin helhet gjennomføres ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Dette innebærer at selskapets aksjonærer, styremedlemmer og eventuelt daglig leder og revisor, går med på å gjennomføre generalforsamlingen elektronisk. Slik gjennomføring forutsetter imidlertid at ingen av aksjonærene motsetter seg dette. Det forutsetter også styret og revisor ikke har noen innsigelser mot en slik behandlingsform. Herunder må styret vurdere om slik forenklet behandling vil være forsvarlig.

I innkallingen, som sendes elektronisk eller som brev eller fax, skal det orienteres om at det vil bli gjennomført forenklet generalforsamlingsbehandling, og at hver aksjonær har rett til å kreve generalforsamlingen avholdt som fysisk møte. I tilfelle dette skjer, er vi tilbake til utgangspunktet, alternativ 1.

Det må opplyses hvordan den forenklede behandlingen skal gjennomføres, herunder om man skal benytte telefonisk kommunikasjon, videokonferanse eller om møtet gjennomføres per e-post hvor saken behandles ved sirkulasjon av dokumenter.

På samme måte som ved fysiske møter, skal det føres protokoll over møtets behandling.  Krav til innhold er i det aller vesentligste likt det som gjelder for protokoller for fysiske møter.

Vi håper at vi med dette kan slå et slag for folkehelsen, og vil sterkt anbefale at alternativ 2 velges. Trenger dere hjelp, ta kontakt. Vi har, av samme grunn, valgt å ikke ha fysiske møter med våre klienter, elektronisk kontakt fungerer aldeles utmerket. Derfor vil dere ikke bli syke av å kontakte oss, men helt sikkert klokere.

Per Bergstad:

+47 952 15 120

Advokat | Partner

per.bergstad@projure.no

 

 

Erik Mauritzen:

+47 920 64 896

Senioradvokat

erik.mauritzen@projure.no

 

 

Tor Magne Grønnestad:

+47 909 27 448

Advokatfullmektig

tor.magne.gronnestad@projure.no